Hekalla on nyt toimiva järjestelmä oikeudellisen perinnän toimeksiantojen hoitamiseen Vercon kanssa tehdyn yhteisen projektin tuloksena. ”Verco on toiminut asiakaslähtöisesti, ja löysimme yhdessä hyviä ratkaisuja helpottamaan päivittäistä työtämme”, kertoo Hekan lakiasiainjohtaja Sanna Auressalmi.

Helsingin kaupungin asunnot Oy eli Heka on Suomen suurin vuokranantaja. Sen noin 50 000 asunnossa asuu noin joka seitsemäs helsinkiläinen.

Manuaalisesta taulukosta tehokkaaseen järjestelmään

Vaikka Efecteä pidetään usein ICT:n palvelunhallinnanjärjestelmänä, taipuu se moneen muuhunkin. Hekan tapauksessa järjestelmä otettiin käyttöön lakiosastolla oikeudellisen perinnän tehtävien käsittelyyn. Toimeksiantoja on vuositasolla lähes tuhat, joten ne on voitava pitää järjestyksessä mahdollisimman helposti ja tiedon on kuljettava nopeasti eri tahojen välillä.

Sanna Auressalmi Hekalta kertoo, että oikeudellinen perintä oli aiemmin ulkoistettu toiminto. Kun se siirrettiin tehtäväksi talon sisälle, tiedettiin heti, että avuksi tarvittaisiin tiketöintijärjestelmä. Aluksi toimeksiantoja käsiteltiin Excelissä, mikä ei tietenkään ollut kestävä ratkaisu, sillä toimeksiantoja on käynnissä samanaikaisesti 200–300 kappaletta. Niiden lisäksi tarvitaan ajoittain tietoja jo arkistoidusta toimeksiannosta. Kaiken on siis pysyttävä järjestyksessä ja ajan tasalla mahdollisimman helposti.

Hekan ICT-asiantuntija osasi suositella Efecteä, yhteistyökumppania lähdettiin hakemaan tämän pohjalta. ”Yhteistyötapaamisen perusteella Verco ja Efecte vaikuttivat juuri oikealta ratkaisulta meille”, kertoo Auressalmi.

Hyvin valmisteltu projekti nopeasti maaliin

Vercon puolelta projektiin tarttui palveluarkkitehti Jukka Salminen, jonka mukaan Hekan tarpeet ja toiveet olivat harvinaisen selvät. Koko prosessikuva oli määritelty jo valmiiksi, joten toteutusta oli hyvä lähteä tekemään suoraan ilman iterointia. Hekan puolelta projektissa olivat mukana ICT- ja lakiosasto.

Prosessi oli kaikin puolin helppo, sillä se oli hyvin valmisteltu. Työ aloitettiin joulukuussa 2018, koekäyttö oli noin kuukauden päästä aloituksesta, ja tammi-helmikuussa 2019 saatiin työ käyttöönottoprojektin osalta valmiiksi. Jukka Salmisen mukaan ennakkoon suunniteltu pohjaratkaisu on edelleen käytössä, siihen on tehty vain pieniä muutoksia asiakkaan toiveiden mukaan.

Yhteistyö on jatkunut käyttöönoton jälkeen vuosittain uudistettavalla pääkäyttäjäsopimuksella, joka sisältää tietyn määrän työtunteja kuukausittain. Käytännössä tämä tarkoittaa järjestelmän jatkuvaa yhteistä kehittämistä. Samaan portaaliin oikeudellisen perinnän kanssa on lisätty myöhemmin mm. Hekan sisäinen laitetilausten järjestelmä.

Miten Efecte toimii oikeudellisessa perinnässä?

Hekalla käytössä oleva järjestelmä on kaksiosainen. Se koostuu erillisestä asiointiportaalista, jonka kautta vuokravalvonta tekee toimeksiannot eli laittaa tiketit sisään järjestelmään. Portaalista tiketit siirtyvät suoraan Efecteen, jonka kautta puolestaan operoi lakiosasto, joka siirtää toimeksiannon eteenpäin käräjäoikeuskäsittelyyn.

Käytännössä tiketeissä kulkee tieto asiakkaiden maksamattomista vuokrista ja asiakaslaskuista, jotka vaativat jo oikeudellisia toimenpiteitä. Yksittäisen toimeksiannon tiketissä on kaikki kyseistä tapausta koskevat asiakkaan tiedot, toimeksiannon tilatiedot, viestinvaihto sekä asiakirjat.

Efecten käyttöönotto on helpottanut kokonaisvaltaisesti Hekan perinnän toimeksiantojen tekemistä, niiden seurantaa ja niistä kertyvien tietojen keräämistä. Oikeudellisen perinnän parissa työskentelevät ovat pitäneet järjestelmää selkeänä ja helppokäyttöisenä. Kaikki toimeksiannon tiedot ovat nyt yhdessä paikassa. Lisäksi toimeksiannon tilaa on kätevä seurata, kun toimeksiantoja on paljon. Nyt toimeksiannoista saadaan myös raportit suoraan Efectestä aiemman manuaalisen laskennan sijaan.

Verco on asiakkaan puolella

Hekan lakiasiainjohtaja Sanna Auressalmi on ollut tyytyväinen yhteistyöhön Vercon kanssa. ”Verco tarttui innokkaasti ja tehokkaasti tähän hieman erilaisempaan projektiin. Meille välittyi se kuva, että vercolaiset itsekin olivat tästä innoissaan. Saimme Efecte-ympäristön käyttöömme nopealla aikataululla ja Verco toimi asiakaslähtöisesti. Lisäksi muutostarpeisiimme on vastattu ripeästi. Suosittelen asiakaslähtöistä Vercoa ehdottomasti muillekin, yhteistyö on toiminut hyvin!” kertoo Auressalmi.

Meillä Vercolla on vahva tahto olla enemmän kuin toimittaja. Haluamme olla yhteistyökumppani, joka kehittää asiakkaan bisnestä yhdessä hänen kanssaan. Emme ole sitoutuneet tiettyyn alustaan, vaan valinnat tehdään aina asiakkaan tarpeiden mukaan.

Efecte on kotimainen järjestelmä, joka sopii ratkaisemaan monia ongelmia mm. palveluhallinnassa. Verco on valmis kehittämään sopivan ratkaisun myös teille, ota yhteyttä!