Hallitse poikkeamia keskitetysti ja ennustettavasti

Mihin sinä kirjaat työpaikalla tapahtuvat poikkeamat, normaalista poikkeavat tilanteet, joista muidenkin olisi syytä tietää? Kirjoitatko tapahtumasta muistilapun pöydän kulmalle, laitatko esimiehelle tekstarin, vai kirjaatko tiedon taulukko-ohjelmaan muiden poikkeamien viereen?

Poikkeamat ovat tärkeitä tietoja, joiden keskitetty hallinta mahdollistaa poikkeamien trendien seuraamisen jopa niiden ennustamiseen saakka. Ei ole yhdentekevää, millaisella järjestelmällisyydellä poikkeamatietoja kirjataan ja hallitaan, ja siksi asiakaskäynneillä usein otankin asian puheeksi. Minä olen se tyyppi, joka on kiinnostunut asiakasyrityksen toimistolla olevista valkotauluista, muistivihkoista, raporttikirjoista, Excel-taulukoiden arkisista käyttötavoista ja ennen kaikkea siitä, miten kaikki tämä tieto olisi kätevämmin yhdistettävissä ja hyödynnettävissä.

Poikkeamia työtapaturmista peuroihin

Erilaisten mahdollisten työmailla ja niiden prosesseissa tapahtuvien poikkeamien kirjo on valtava. Yksi esimerkki poikkeamatiedosta on työtapaturmat. Kun tiedot niin pienistä haavereista kuin vakavistakin työtapaturmista on kirjattu yhtenäisesti samaan paikkaan, mahdollistaa se tietojen hallinnoinnin lisäksi ehkä jopa tulevien työtapaturmien ehkäisemisen.

Keskitetty järjestelmä muun muassa työtapaturmien kirjaamiseen ja raportointiin on oiva työkalu työturvallisuudesta vastaaville, kuten työsuojeluvaltuutettu, työsuojelupäällikkö ja työturvallisuuspäällikkö.

Raportoinnin lisäksi poikkeamista voi analysoida erilaisia tietoja, kuten ilmailualan asiakkaamme tekee. Olemme jo vuosia olleet toteuttamassa poikkeaminen hallintajärjestelmää lentoliikenteeseen, johon liittyvät poikkeamat luokitellaan korkean riskin poikkeamiksi. Järjestelmään kirjataan periaatteessa kaikki normaalista poikkeavat tapahtumat, kuten esimerkiksi lentokoneesta kentälle valunut hydrauliikkaöljy, kiitotielle eksynyt peura tai asiakkaalta turvatarkastusportilla poistettu linkkuveitsi.

Poikkeamatietojen hyödyntäminen tulevan ennustamisessa

Koska lento-operointi on tarkassa ja yksityiskohtaisessa viranomaisvalvonnassa, täytyy myös raportoinnin olla särmää. Ilmailualalla vastuu on suuri ja operatiivisen toiminnan pienetkin poikkeamat täytyy ilmoittaa ilmailuviranomaisille.

Säntillisestä tietojen keräämisestä on hyötyä. Kun esimerkiksi säätiedot ovat tallessa viimeiseltä kymmeneltä vuodelta ja tiedetään, että jäätävän sateen aikana tiettyjen poikkeamien lisääntyminen kasvaa dramaattisesti, voidaan näiden tietojen perusteella laskea todennäköisyyksiä. Tämä tuo ennustettavuutta toimintaan: millaisia poikkeamia toimintaan on odotettavissa.

Rakennus- ja tuotantoteollisuus

Pienikin poikkeama prosessissa vaikuttaa koko ketjuun, jossa on monta osa-aluetta. Esimerkiksi rakennus- ja tuotantoteollisuuden prosesseissa poikkeamia, pieniä ja isoja virheitä tai muutoksia, kirjataan paljon.

Muistelen mielenkiintoista keskusteluamme erään suuren teollisen valmistajan kanssa heidän kirjaamistavoistaan. Tuotantotiloissa tapahtuvissa prosesseissa on töissä satoja ihmisiä, mutta poikkeamat kirjataan perinteisesti taulukko-ohjelmaan. Heillä on kuitenkin käytössään IT-osaston tikettijärjestelmä, johon olisi kohtuullisen yksinkertaista luoda keskitetty paikka poikkeamien raportointiin. Monesti tikettijärjestelmässä on jopa tarvittavat lisenssit valmiina, jolloin järjestelmän ruuvaaminen entistä laajempaan käyttötarkoitukseen on nopeaa ja kustannustehokasta. Keskitetystä järjestelmästä voisi katsoa, millaisia poikkeamia toiminnassa on ollut tällä viikolla, tänä vuonna, tähän vuodenaikaan yleensä.

Kun tietoa on tarpeeksi ja pidemmältä ajanjaksolta, se mahdollistaa trendien ennustamisen: tällaisessa tilanteessa syntyy tyypillisesti tällaisia poikkeamia. Tiedon on myös oltava kaikkien sitä tarvitsevien saatavilla. Järjestelmä voi myös keskustella niiden järjestelmien kanssa, johon poikkeamatietojen olisi syytä siirtyä, kuten yrityksen muiden sisäisten järjestelmien tai viranomaisjärjestelmän kanssa.

Kun yrityksen sisäisiä palveluita digitalisoidaan, on poikkeamien kirjaaminen pidettävä mielessä osana kokonaisuutta.

Miten sinä haluaisit poikkeamatietoja kirjata?

Tony Pekkala
kehitysjohtaja

Ota yhteyttä, keskustellaan lisää:

  • Lomake tallentaa tietoja sivuston tietokantaan. Voit lukea kuinka käsittelemme tallennettuja tietoja tietosuojaselosteestamme.
  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.

#