Otetaanko teillä raportoinnista jo maksimitehot irti?

Raportointi on päätöksenteon kivijalka. Keskitetty data muuttaa yrityksen käytäntöjä ja lisää toimintojen tehokkuutta. Ennen kuin raportointia voidaan tehostaa, täytyy kuitenkin tunnistaa, millainen data on tärkeää ja mitä raporttien kohderyhmä raporteilla tavoittelee.

Data täytyy osata paitsi yhdistää eri lähteistä myös hallita sen murskaus, louhinta ja analysointi. Datan on oltava myös helposti tulkittavassa, miellyttävässä ja tarkoituksenmukaisessa visuaalisessa muodossa. Jotta raportoinnista on liiketoiminnallista hyötyä, täytyy raporteista paitsi tehdä johtopäätöksiä myös muuttaa tieto toiminnaksi.

Perusraportointia laadukkaampaa palvelunhallinnan raportointia

Nykyaikaisissa järjestelmissä on mukana perusraportointityökalu, joilla saadaan kuvattua ihan kivasti esimerkiksi palveluiden ja tilausten käyttöä ja kysyntää. Perustyökalua asiakaskohtaisesti ruuvaamalla saadaan jo selville, onko palveluita toimitettu luvatussa ajassa eli miten palvelulupaukset toteutuvat. Aikaleimojen perään lisätyn laskennan avulla nähdään, tapahtuuko tiketin sulkeutuminen palvelulupauksen määrittelemässä ajassa. Tämä tehostaa raportointia ja antaa käyttäjälle yksinkertaisempaa tietoa ymmärrettävässä muodossa. Raporteilla saadaan tietoa myös yrityksen vikaherkimmistä palveluista. Jokainen osasto, ja tarvittaessa vaikka yksittäinen henkilö, saa räätälöidyt raportit tarpeisiinsa.

Tiedon piilottelu johtaa vääriin johtopäätöksiin

Tiketöintijärjestelmän tarkoituksena on varmistaa, että tieto ei häviä. Pelkkä tiedon olemassaolo ei kuitenkaan riitä, vaan tiedon pitää näkyä ja sitä pitää osata käyttää. Datan makuuttaminen hyödyntämättömänä järjestelmän uumenissa johtaa siihen, että päätöksiä joudutaan tekemään väärän tai olemattoman tiedon perusteella.

Raportointi antaa selkeän kuvan mitä työpisteillä tapahtuu ja mikä tulevaisuudessa on kannattavaa, eli onko syytä esimerkiksi kehittää työntekijöitä tai tukihenkilöitä, vai korjataanko järjestelmiä raportoinnin ohjaamaan suuntaan.

Asian voi kääntää myös päälaelleen. Ajatelkaapa, jos IT-osaston kuukauden aikana pyydettyjä 300:a salasanareseptiä ei kirjattaisi ylös eikä näytettäisi kenellekään. Työskentely näyttäisi ulkopuoliselle silkalta puhaltelulta. Tiedon piilottamisesta seuraa herkästi vääriä johtopäätöksiä. Suosittu, mutta johtotasolle näkymätön palvelu voidaan helposti karsia turhana, ja kuka onkaan kärsijä? Loppuasiakas tietenkin.

”Laatu on niin hyvä, että tässä puhutaan jo intohimoista”

Raportoinnissa ja sen tehostamisessa käytämme apuna järjestelmien valmiita ominaisuuksia, joiden avulla datasta otetaan maksimitehot ulos kasvattamatta laitteistoa tarpeettomasti. Lopputuloksessa parasta ovat hyvin toimiva ja tehokas raportointi sekä kustannustehokas toiminta. Puolueettomana toimijana meillä on laajasti osaamista ja kokemusta useista eri järjestelmistä.

Alkuun kartoitamme järjestelmän perustason sekä suurimmat tarpeet, jotta tasoa voidaan lähteä kasvattamaan tarpeita vastaavaksi. Näytämme myös, kuinka järjestelmän omia työkaluja käytetään ja miten järjestelmästä saadaan tehot irti. Vercon ruokalistalta eivät herkut lopu. Sen voi todeta jo tyytyväisen asiakkaamme kommentista: ”Laatu on niin hyvä, että tässä puhutaan jo intohimoista.”

Herkullisesti esitetty data on osa yritysimagoa

Piilossa olevan datan houkutteleva esiintuominen on parhaimmillaan yritykselle imagotekijä. Isot taulumonitorit ovat hyviä esimerkkejä siitä, miltä raportointi voi näyttää ulospäin, ja kuinka se voi herättää kiinnostusta. Erään yrityksen aulassa raportoidaan Pohjoismaiden kartan avulla sähkön hinnasta eri alueilla. Ihmiset jäävät aulaan seuraamaan ja vertailemaan tietoa. Meillä saman voisi toteuttaa tuomalla esiin esimerkiksi säännöllisesti mittaamamme asiakas- ja työntekijätyytyväisyyden.

Millainen olisi toimivan raportoinnin ideaalitilanne eli louhittu data kauniissa paketissa houkuttavasti esitettynä? Vaikka näin: yrityksellä on käytössä läpinäkyvät portaalit, seinä-TV:t, Glympset, kalenterit, heat mapit kaikista palveluista sekä hälytysten ja automatiikan yhteys fiksuihin raportteihin.

Tehokasta ja nopeaa ruuvausta

Järjestelmän ruuvailu ei kestä ikuisuutta, vaan asiantuntijamme saa asiakkaan järjestelmän piristymään jo parissa päivässä. Esimerkkinä käy asiakasyrityksemme, jonka uusi tietohallintojohtaja halusi nopeasti kärryille IT-osastonsa toiminnasta. Saimme parissa päivässä niin raportoinnin kuin kehitystyökalutkin toimintaan, teimme palautelomakkeen sekä muutaman yksinkertaisen raportointityökalun, ja kolmantena päivänä tietohallintojohtajalla olikin kattava näkyvyys osastonsa tapahtumiin.

Teemu Suominen,
konsultti

Ota yhteyttä, keskustellaan lisää:

  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.