Tehokas raportointi on yrityksen kristallipallo

Keskustelen asiakkaittemme kanssa usein siitä, tyydyttävätkö järjestelmät heidän käyttötarpeitaan ja saavatko he niistä irti riittävästi tarvitsemaansa tietoa päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. On ollut ilo huomata, että monessa osoitteessa kaikki toimii hyvin. Osa kuitenkin kokee tiedon keräämisen ja raportoinnin vaikeaksi syystä tai toisesta.

Raportointinäkymiä ja raportoinnin tehostamista voi leikkisästi verrata siihen, että kiinnostaako sinua eilisen Hesari vai luetko mieluummin jo tänään ensi viikon uutiset ja kuljet etujoukoissa. Verco toimittaa asiakkaalle huomisien ja ensi viikon tiedon jo tänään. Raportoinnin tehtävä on dokumentoida nykytilannetta ja välittää tietoa tulevasta. Nykytilanne on toki tärkeä, mutta henkilökohtaisesti olen sitä mieltä, että raportoinnin painopisteen tulee olla etukenossa. Hyvä raportointi on riittävän tarkkaa ja keskitettyä. Lisäksi tietoja pitää voida yhdistellä monipuolisesti. Raportoinnin tehokas hyödyntäminen on kokonaisuuksien hallintaa ja tulevaisuuden ennustamista – kuin kristallipallo, joka auttaa seuraamaan yrityksen liiketoimintaa ja on apuna päätöksenteossa.

Avaan seuraavaksi sitä, millaisia kompastumisia raportointi voi tuottaa ja kuinka raportoinnista saadaan tehokasta ja yrityksen tavoitteiden mukaista.

Tieto kuuluu kaikille, mutta järjestelmät ja niiden käyttö vaativat käyttötaitoja

Kuvitelkaa tilanne, että sisäisen tarkastuksen auditointi lähestyy ja esitettävä tieto vastuualueestanne pitää tuottaa parissa päivässä. Keskitytkö mieluummin ydinosaamiseesi vai kuormitatko arkeasi hikoilemalla monimutkaisen järjestelmän parissa? Aivan.

Yksi keskeisimmistä haasteista on, että data on pirstaloituneena useammassa järjestelmässä. Isoissa firmoissa on kymmeniä tai jopa satoja järjestelmiä, joista jokainen saattaa sijaita omassa siilossaan.

Tiedän itsekin järjestelmiä, joissa kyllä on raportointityökalu, mutta tiedon ruoppaaminen järjestelmän uumenista vaatii peruskäyttäjää syvempää osaamista. Dataan kiinni pääseminen voi vaatia käyttöoikeuksia, eikä raportoitu ydindata välttämättä ole käyttöliittymä- tai asiakasystävällisessä muodossa, mikäli et kuulu järjestelmän käyttäjiin.

Verco laittaa järjestelmät kommunikoimaan

Vercon avulla ruuvia ei tarvitse itse yrittää lyödä sisään vasaralla. Asiantuntijamme ymmärtävät järjestelmien sielunelämää, joka saattaa olla hyvinkin kompleksinen. Pahimmillaan jokainen yksittäinen järjestelmä saattaa hoitaa vain yhden siilon. Järjestelmät eivät välttämättä keskustele keskenään, vaan jättävät niin sanottuja tiedon saarekkeita, joista tieto pitää kaivaa ulos.

Verco määrittelee datan asiakkaan toiveiden mukaiseksi ja tuunaa järjestelmät niin, että hajallaan eri järjestelmissä oleva ydindata kootaan yhteen asiakkaalle sopivaan käyttöliittymämuotoon. Data keskitetään esimerkiksi yhteen portaaliin, mistä se tuodaan ulos asiakasystävällisessä muodossa.

Käytämme ja hyödynnämme parhaalla mahdollisella tavalla asiakkaan jo olemassa olevia järjestelmiä ja niiden ominaisuuksia. Tuunaamme järjestelmiä kasvattamatta järjestelmäkerrosta tai laiteympäristöä. Samalla lyömme tiskiin neuvot ja vinkit, joita ei löydy paketista edes pienellä printattuna.

Vercolta löytyvät työkalut sekä perusraportointiin että laajempaan palvelunhallinnan raportointiin. Mikäli tarve on yksilöllisempi, eli tarvitaan niin sanottua pitkästä tavarasta tuotettua raportointia, laitetaan hommiin parhaat tekniikat, työkalut ja toimintatavat tuntevat erityisasiantuntijat.

Keskitetty data helpottaa yrityksen arkea ja päätöksentekoa

Raportointi on kulmakivi, joka kokoaa eri osastojen edustuksen yhteen. Asiakastyytyväisyyskyselyissä johtoporrasta eivät kiinnosta yksityiskohdat, vaan kehityksen helppo seuranta sekä lopputulos, joka kertoo, että 85 % asiakkaista ovat tyytyväisiä palveluun.

Yrityksen eri osastoilla ja toimijoilla on hyvin erilaiset tarpeet. Raportointi on helppo räätälöidä tarvittaessa hyvinkin henkilökohtaiselle tasolle. Tietoa voidaan tuottaa vaikkapa määrätyistä sopimuksia, joista markkinointi- tai tuotantojohtaja vastaa.

Tiedon arvo syntyy siitä, että sitä pystytään hyödyntämään

Buustaamalla järjestelmää saadaan esiin sekä järjestelmän mahdollisuudet, että tuotetavan tiedon määrä ja laatu. Tuloksena nähdään trendejä, tulkitaan suuntia ja katsotaan tulevaisuuteen.

Järjestelmiä suunnitellessa tulisi huomioida millaista dataa siitä halutaan ulos. Ensimmäinen askel kohti tarkoituksenmukaista raportointia onkin kysyä, millaista tietoa tarvitsemme. Suunnittelu- ja käyttöönottovaiheessa ajan ja vaivan säästely ei ole oikotie onneen. Käyttöönotto tulisi tehdä perusteellisesti ja satsata aikaa myös työntekijöiden koulutukseen ja sisäänajovaiheeseen.

Järjestelmän tarkoitus ei ole toimia varastona, missä tieto pölyttyy käyttämättömänä. Tieto tulee saada ulos fiksussa muodossa, jotta sitä voidaan hyödyntää päätöksenteossa. Yrityksen arjessa tehokas ja toimiva raportointi palvelee koko organisaatiota, ei ainoastaan liiketoimintajohtoa. Raportoinnin arvo onkin ennustettavuudessa.

Kaipaako kristallipallonne kiillotusta?

Tony Pekkala,
kehitysjohtaja

Ota yhteyttä, keskustellaan lisää:

  • Lomake tallentaa tietoja sivuston tietokantaan. Voit lukea kuinka käsittelemme tallennettuja tietoja tietosuojaselosteestamme.
  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.